Conservazione e trasmissione documenti: l’importanza di un software fatture elettroniche

Appena qualche giorno fa, il 13 marzo 2021, è stata ufficializzata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze la proroga delle scadenze per la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate e della consegna al percipiente. Contestualmente è arrivata, in seno ai provvedimenti del decreto “Sostegni”, attualmente in corso di redazione, la proroga dei termini per la conservazione delle fatture elettroniche relative al 2019, sia emesse che ricevute. Vengono indicati anche i nuovi termini: “In particolare, la prima misura [ovvero la proroga della conservazione delle fatture elettroniche, ndr] consentirà agli operatori di avere tre mesi in più per portare in conservazione le fatture elettroniche del 2019“. Il rinvio di queste scadenze riguardanti la fatturazione elettronica, era stato chiesto da professionisti e addetti ai lavori non solo come opportunità di alleviare l’incidenza di questa incombenza in un periodo difficile come quello attuale, ma anche a causa di fattori puramente tecnici. Si tratta di problematiche legate alla gestione digitale dei dati, ancora non del tutto assimilata da aziende, professionisti e partite IVA. Va segnalata tra le situazioni che hanno spinto alla richiesta di proroga la mancata sottoscrizione di un servizio privato di conservazione sostitutiva, che generalmente i vari gestori/provider/software house permettono di avere tra le funzioni dei software per fatture elettroniche, sia incluso nel costo del programma, sia come extra da pagare in aggiunta al canone per i software web-based.

Fatturazione elettronica, un nuovo modello organizzativo dell’attività aziendale

Infatti, è bene ricordare che il sistema della fatturazione elettronica entrato a regime nel 2019, non è la “trasformazione” in formato digitale di un documento, ma costituisce di fatto un nuovo modello organizzativo dell’attività aziendale e della sua contabilità. L’utilizzo e lo scambio sempre più diffuso di fatture elettroniche, ha aperto le porte a quella che sarà la fase cruciale della digitalizzazione e informatizzazione di tutti i rapporti che intercorrono tra le attività delle aziende, i consumatori, i cittadini e la Pubblica Amministrazione. In questo contesto così articolato e in continuo movimento è bene poter sempre contare su strumenti in grado di fluidificare il lavoro e ottimizzare i tempi tecnici come i software fatture elettroniche. Negli ultimi tempi i software gestionali si sono sempre più adattati alle necessità del mercato, offrendo servizi ad hoc nel contesto dell’e-fattura. Quella dei software di fatture elettroniche è una realtà sempre più integrata nel contesto sia commerciale che industriale. Si tratta di strumenti indispensabili per gestire a 360 gradi e in maniera del tutto digitalizzata l’impresa. Consentono sia di rispettare le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate che di adattarsi in breve tempo a cambiamenti e nuovi regolamenti di tipo fiscale. In più viene scongiurato l’errore umano, altrimenti mai del tutto evitabile: le risorse interne possono in tal modo essere ridistribuite, ottimizzando il lavoro dei reparti. Quali sono i vantaggi che offre un software fatture elettroniche? Consente di creare e compilare rapidamente una fattura elettronica in modo esatto e senza errori, per poi trasmetterla al SDI (Sistema Di Interscambio) e ovviamente di ricevere le fatture stesse direttamente sul medesimo programma.