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di Giulio Pons 5 Maggio 2019

Acquisto di carburante: perché le carte prepagate possono essere molto utili

A partire dal 1º Luglio 2018 le nuove normative per l’acquisto di carburante richiedono l’uso di mezzi di pagamento tracciabili per essere utilizzati ai fini della detraibilità IVA (e della deducibilità dei costi). La legge di bilancio stabilisce come modalità di pagamento in particolare le carte di credito, debito e prepagate emesse da operatori soggetti all’obbligo di comunicazione all’anagrafe tributaria (banche, poste, ecc.). Ma ha anche aggiunto la validità di ogni “altro mezzo ritenuto parimenti idoneo” dall’Agenzia delle Entrate, “ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente”.

Gli acquisti di carburante con fattura elettronica e mezzi di pagamento tracciabili rappresentano un ottimo banco di prova per l’organizzazione amministrativa dell’azienda digitale. Una gestione dei processi ben strutturata può portare evidenti vantaggi in termini di efficienza (meno tempo speso) e di efficacia (assenza di errori) nelle attività contabili e fiscali, con conseguenti risparmi in termini di costi diretti ed indiretti.

Dalle indicazioni emerse con la circolare n. 8/E del 30 aprile 2018 è possibile comunque trarre dei suggerimenti per organizzare al meglio le procedure aziendali di acquisto dei carburanti. Le aziende devono fare in modo che tutte le fatture elettroniche ricevute che contengono un codice articolo di tipo CARB vengano filtrate e segregate in attesa di allocazione all’autoveicolo a cui si riferiscono. Per ricondurre l’acquisto all’autoveicolo, in assenza della targa facoltativa in fattura, e nello stesso tempo per verificare che il pagamento sia stato eseguito con forme tracciabili, è bene dotare ogni autovettura aziendale di una carta prepagata aziendale dedicata.

La carta prepagata consente di fare le stesse operazioni effettuabili tramite la carta di credito, con la differenza che l’importo spendibile viene caricato in anticipo su di essa. Può essere rilasciata senza aprire un conto corrente, con un costo di attivazione ed un piccolo importo per ogni ricarica successiva, mentre i pagamenti non comportano spese aggiuntive.

Le ricariche sulla propria carta si possono fare utilizzando gli sportelli automatici presenti presso le filiali delle banche, oppure possono essere utilizzati sistemi previsti dalla banca stessa (ATM, tabaccheria, sito internet dell’istituto di credito) o mediante apposite applicazioni reperibili online e scaricabili sul proprio smartphone.

In questo modo sarà agevole abbinare le transazioni di ciascuna carta con la relativa fattura emessa nella stessa data dallo stesso fornitore. Infine, si potranno raggruppare in un unico elenco riepilogativo tutte le transazioni e le fatture del mese per registrare ai fini IVA una sola fattura riepilogativa (ricordando che devono comunque essere indicate le singole operazioni per data e con il nome del fornitore).

Adottando idonei strumenti di pagamento e di ricezione delle fatture elettroniche, oltre che precise procedure organizzative interne, diventa possibile trasformare una potenziale complicazione in un ordinato processo amministrativo gestibile attraverso l’analisi di dati strutturati piuttosto che dalla elaborazione manuale di documenti oramai difficilmente leggibili ed interpretabili dagli operatori.

Oltre a queste considerazioni ce ne sono altre che possono far orientare la scelta verso una carta prepagata rispetto a una normale carta di credito.

Vi può essere ad esempio la delicata situazione in cui un cliente si trovi nell’impossibilità di poter aprire un normale conto corrente, perché segnalato come cattivo pagatore o protestato; in tale caso l’utente non può accedere a determinati servizi bancari perché segnalato come cliente poco affidabile. In casi come questi la scelta di una carta prepagata è l’opzione che non ha nessun ostacolo.

La diffusione e lo sviluppo delle carte prepagate è in continua crescita grazie anche all’aumento dei servizi che vi sono inclusi e alla sua immediata facilità di utilizzo. Le banche non pongono difficoltà nel loro rilascio e nello stesso tempo riescono ad offrire un servizio buono ed affidabile ai propri clienti.

Con tutte queste nuove regole per fare rifornimento di carburante, indubbiamente le carte prepagate offrono la migliore alternativa per le aziende per facilitare la rendicontazione delle spese.

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